Herausforderung
Mit seinen mehr als 3.000 Kunden ist die ekz führender Bibliotheks-Dienstleister im deutschsprachigen Raum. Zur Steigerung der Effizienz im Beschaffungsmanagement seiner Bibliothekskunden sollte eine Approval-Plan-Lösung bereitgestellt werden. Diese Lösung musste die Lieferzeiten für die Bibliotheken verkürzen und den Prozess des Bestandsaufbaus der KundInnen optimieren. Die Entscheidung der ekz war bereits auf die Lösung der Firma NEWBOOKS Solutions aus Köln gefallen. Ein Veröffentlichungstermin stand auch schon fest.
Einzige Herausforderung für die angestrebte Lösung war, Produktmetadaten aus unterschiedlichen Quellen im Datenformat ONIX 2.1 – einem Standard im Buchhandel – bereitzustellen. Dabei sollten in unterschiedlichsten Formaten gelieferte Quelldaten konsolidiert werden, um dann in einheitlicher Qualität im Zielformat exportiert werden zu können. Innerhalb der ekz lagen intellektuell erfasste Katalogisate im Standard-Format MARCXML vor. Dazu kamen weitere Datenquellen, die in proprietären Formaten, ebenfalls MARCXML, Onix 2.1 oder Onix 3 lieferten. Ein Datenkonverter zwischen den Austauschformaten war am Markt nicht verfügbar.
Vor Projektstart mit Avantgarde Labs verwaltete das Redaktionsteam bereits über 400.000 Metadaten, die durch ausgebildete BibliothekarInnen im Datenmanagement intellektuell nach den Regelwerken RAK-ÖB bzw. seit 2018 nach RDA erfasst wurden. Fremddaten wurden selektiv genutzt, konnten aber kaum automatisiert zusammengeführt bzw. mit den selbst generierten Daten aggregiert werden.
Das Ziel der ekz war es, eine Lösung zu finden, die einerseits die durch den Ausbau der Lieferantenbeziehungen immer weiter steigende Last der Metadatenverarbeitung in automatisierte Prozesse verlagert und andererseits den anstehenden Release der Approval-Plan-Lösung nicht gefährdet.
Lösung durch Avantgarde Labs
Da die vorhandenen Konzepte zum Mapping der Formate MARC auf ONIX keine verlässlichen Resultate produzierten und der Release-Zeitpunkt der Approval-Plan-Lösung nicht gefährdet werden sollte, wurde seitens Avantgarde Labs ein zweistufiger Prozess umgesetzt:
- Phase 1: Design von Transformations-Logiken von MARCXML auf ONIX als Input für die Approval-Plan-Lösung
- Phase 2: Einführung eines web-basierten Self-Service zur Integration von Daten
Phase 1: Kurzfristige Sofortlösung
Den Fachexperten der ekz wurden Excel-Sheets mit einer vordefinierten Syntax zur Verfügung gestellt, um die Transformation-Logiken von MARC auf ONIX designen zu können. Währenddessen begann das Entwicklerteam mit dem automatisierten Auslesen der definierten Regelsets aus Excel und generierte daraus automatisierte Transformationsprozesse. Diese wurden direkt auf die qualitätsgesicherten ekz MARC-Daten und die MARC-XML der Deutschen Nationalbibliothek angewandt. Das Ergebnis waren Daten, die mit ONIX-Daten von VlB und Libri, zwei in der Buchbranche führenden Metadatenlieferanten, zusammengeführt werden konnten und valides ONIX für die Inbetriebnahme der Approval-Plan-Lösung lieferten.
Phase 2: Bereitstellung einer nachhaltigen Self-Service Lösung
Da Excel nicht auf Dauer als generisches Mapping-Tool eingesetzt werden kann, wurde den Fachexperten bei der ekz ein webbasierter Self-Service – eine PIM-Lösung – zur Verfügung gestellt.
Mit dieser individuellen PIM-Lösung als Bindeglied zwischen mehreren Systemen konnte der gesamte Daten-Workflow im Produktdatenmanagement – ohne Entwickler-Unterstützung – umgesetzt werden:
- Onboarding neuer Datenlieferanten, unabhängig von Formaten und Schnittstellen.
- Erstellung eines Produktdatenmodells, das anhand eines Regelwerks die besten Informationen aus den jeweils zur Verfügung stehenden Datenquellen heranzieht und einen „Golden Record“ als Single Point of Truth generiert.
- Verwendung von Provenienz-Informationen zur Nachvollziehbarkeit der Datenherkunft.
- Die designten Transformationsprozesse können für den laufenden Produktivbetrieb einfach deployed werden.
Projektergebnis & Kundennutzen
Der extrem straffe Zeitplan bis zum Release der neuen Approval Plan Lösung wurde durch eine agile und pragmatische Herangehensweise eingehalten. Das Entwicklerteam lieferte Phase 1 on-time. Die Approval Plan Lösung konnte ohne Verzögerung live gehen und sichert der ekz einen neuen vertrieblichen Zugang zu ihren Tausenden Bibliothekskunden.
Die erste Version der PIM-Lösung konnte nach nur 6 Monaten durch den Fachbereich in Betrieb genommen werden. Mittlerweile läuft die gesamte Datenaggregation der ekz auf der neuen Anwendung. Mit Hilfe des neuen Produktinformationsmanagement kann mit deutlich weniger Arbeitsaufwand ein viel größeres Volumen an Daten verarbeitet werden und die intellektuelle Veredelung der Daten effizient unterstützt werden. So konnte die verfügbare Datenbasis von damals 400.000 auf mittlerweile über 21 Millionen Artikel ausgebaut und zahlreiche Folgesysteme mit den aufbereiteten Daten angebunden werden. Durch die Flexibilität der neuen PIM-Lösung werden mittlerweile auch viele weitere Formate sowohl im Import als auch Export unterstützt.
Die Automatisierung der Prozesse führte nicht nur zu einer spürbaren Kostenreduktion, sondern reduziert die Time-To-Market bei gleichzeitig höherer Datenqualität.
Die individuelle PIM-Lösung ermöglicht der ekz zudem, sich als innovativer Dienstleister im Bibliotheks- und Verlagsmarkt weiter zu etablieren. Durch ein Höchstmaß an Autonomie und Flexibilität ist damit die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des digitalen Geschäftsmodells gelegt.
