_Produktdaten: 21 Millionen automatisiert verarbeitete Artikel
Branche: Bibliotheken und Verlagswesen
Lösung: Daten-Onboarding, Automatisierung
Ausgangssituation
Die ekz verwaltete über 400.000 Metadaten aus unterschiedlichsten Quellen und Formaten – eine automatisierte Zusammenführung war kaum möglich.
Für eine neue Approval-Plan-Lösung mussten Produktdaten einheitlich im Format ONIX 2.1 bereitgestellt werden – ein Datenkonverter zwischen den Austauschformaten existierte am Markt nicht.
Gesucht wurde eine Lösung, die die wachsende Last der Metadatenverarbeitung automatisiert und gleichzeitig den geplanten Release nicht gefährdet.
Lösung
Avantgarde Labs lieferte in Phase 1 eine kurzfristige Transformationslösung, die den Release der Approval-Plan-Lösung termingerecht sicherstellte.
In Phase 2 entstand eine individuelle, webbasierte PIM-Lösung, mit der das Fachteam neue Datenlieferanten und Formate eigenständig integrieren kann.
Das System generiert automatisch einen Golden Record als Single Point of Truth – nachvollziehbar durch Provenienz-Informationen zur Datenherkunft.
Ergebnis
Die Datenbasis wuchs von 400.000 auf über 21 Millionen Artikel – bei deutlich weniger manuellem Aufwand und höherer Datenqualität.
Die PIM-Lösung ist heute zentrale Datendrehscheibe der ekz und versorgt zahlreiche Folgesysteme mit aufbereiteten Produktdaten.
Die Automatisierung der Prozesse reduziert Kosten, verkürzt die Time-to-Market und schafft die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des digitalen Geschäftsmodells.
_Über die ekz
Die ekz.bibliotheksservice GmbH ist mit mehr als 3.000 Kunden der führende Bibliotheks-Dienstleister im deutschsprachigen Raum.
Das Unternehmen unterstützt öffentliche Bibliotheken bei der Effizienz im Beschaffungsmanagement und versorgt sie mit hochwertigen, kuratierten Produktdaten für ihren Bestandsaufbau.
_Millionen Metadaten, kein einheitliches Format
Zur Steigerung der Effizienz im Beschaffungsmanagement seiner Bibliothekskunden sollte eine Approval-Plan-Lösung bereitgestellt werden.
Diese Lösung musste die Lieferzeiten für die Bibliotheken verkürzen und den Prozess des Bestandsaufbaus der KundInnen optimieren. Die Entscheidung der ekz war bereits auf die Lösung der Firma NEWBOOKS Solutions aus Köln gefallen. Ein Veröffentlichungstermin stand auch schon fest.
Einzige Herausforderung für die angestrebte Lösung war, Produktmetadaten aus unterschiedlichen Quellen im Datenformat ONIX 2.1 – einem Standard im Buchhandel – bereitzustellen.
Dabei sollten in unterschiedlichsten Formaten gelieferte Quelldaten konsolidiert werden, um dann in einheitlicher Qualität im Zielformat exportiert werden zu können. Innerhalb der ekz lagen intellektuell erfasste Katalogisate im Standard-Format MARCXML vor. Dazu kamen weitere Datenquellen, die in proprietären Formaten, ebenfalls MARCXML, Onix 2.1 oder Onix 3 lieferten.
Ein Datenkonverter zwischen den Austauschformaten war am Markt nicht verfügbar.
Vor Projektstart mit Avantgarde Labs verwaltete das Redaktionsteam bereits über 400.000 Metadaten, die durch ausgebildete BibliothekarInnen im Datenmanagement intellektuell nach den Regelwerken RAK-ÖB bzw. seit 2018 nach RDA erfasst wurden.
Fremddaten wurden selektiv genutzt, konnten aber kaum automatisiert zusammengeführt bzw. mit den selbst erstellten Daten aggregiert werden.
Das Ziel der ekz war es, eine Lösung zu finden, die einerseits die durch den Ausbau der Lieferantenbeziehungen immer weiter steigende Last der Metadatenverarbeitung in automatisierte Prozesse verlagert und andererseits den anstehenden Release der Approval-Plan-Lösung nicht gefährdet.
_Erst den Termin retten, dann nachhaltig lösen
In Phase 1 entwickelte Avantgarde Labs Excel-basierte Transformationslogiken, aus denen automatisiert ONIX-konforme Daten generiert wurden – rechtzeitig für den geplanten Release.
In Phase 2 entstand eine webbasierte PIM-Lösung, über die das Fachteam neue Datenlieferanten unabhängig von Format und Schnittstelle eigenständig onboarden kann.
Ein regelwerkbasiertes Produktdatenmodell zieht automatisch die jeweils besten Informationen aus allen verfügbaren Quellen und erzeugt daraus einen einheitlichen Golden Record.
Mit dieser individuellen PIM-Lösung als Bindeglied zwischen mehreren Systemen konnte der gesamte Daten-Workflow im Produktdatenmanagement – ohne Entwickler-Unterstützung – umgesetzt werden:
- Onboarding neuer Datenlieferanten, unabhängig von Formaten und Schnittstellen.
- Erstellung eines Produktdatenmodells, das anhand eines Regelwerks die besten Informationen aus den jeweils zur Verfügung stehenden Datenquellen heranzieht und einen „Golden Record“ als Single Point of Truth generiert.
- Verwendung von Provenienz-Informationen zur Nachvollziehbarkeit der Datenherkunft.
- Die designten Transformationsprozesse können für den laufenden Produktivbetrieb einfach deployed werden.
Backend und Integrationslogik wurden in Java und Kotlin mit Spring Boot entwickelt, gebaut mit Gradle.
Als Datenspeicher kommt MongoDB zum Einsatz, das Frontend der PIM-Lösung wurde mit React realisiert.
Die Lösung verarbeitet und exportiert eine Vielzahl von Formaten – darunter MARCXML, ONIX 2.1 und ONIX 3.
_Von 400.000 auf 21 Millionen Artikel – automatisiert
Der extrem straffe Zeitplan bis zum Release der neuen Approval Plan Lösung wurde durch eine agile und pragmatische Herangehensweise eingehalten.
Das Entwicklerteam lieferte Phase 1 on-time. Die Approval Plan Lösung konnte ohne Verzögerung live gehen und sichert der ekz einen neuen vertrieblichen Zugang zu ihren Tausenden Bibliothekskunden.
Die erste Version der PIM-Lösung konnte nach nur 6 Monaten durch den Fachbereich in Betrieb genommen werden.
Mittlerweile läuft die gesamte Datenaggregation der ekz auf der neuen Anwendung. Mit Hilfe des neuen Produktinformationsmanagement kann mit deutlich weniger Arbeitsaufwand ein viel größeres Volumen an Daten verarbeitet werden und die intellektuelle Veredelung der Daten effizient unterstützt werden.
So konnte die verfügbare Datenbasis von damals 400.000 auf mittlerweile über 21 Millionen Artikel ausgebaut und zahlreiche Folgesysteme mit den aufbereiteten Daten angebunden werden.
Durch die Flexibilität der neuen PIM-Lösung werden mittlerweile auch viele weitere Formate sowohl im Import als auch Export unterstützt.
Die Automatisierung der Prozesse führte nicht nur zu einer spürbaren Kostenreduktion, sondern reduziert die Time-to-Market bei gleichzeitig höherer Datenqualität.
Die individuelle PIM-Lösung ermöglicht der ekz zudem, sich als innovativer Dienstleister im Bibliotheks- und Verlagsmarkt weiter zu etablieren.
Durch ein Höchstmaß an Autonomie und Flexibilität ist damit die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des digitalen Geschäftsmodells gelegt.
Das durch Avantgarde Labs erstellte Produktinformationssystem ist binnen kürzester Zeit zum zentralen Werkzeug unseres Metadatenmanagements geworden.
Sowohl die Integration neuer Datenquellen als auch das Bedienen neuer Datenempfänger ist sehr einfach und zielgenau möglich, so dass die Metadatennutzung ganz wesentlich optimiert werden konnte.
Tobias Schmid, Leitung Prozesse und Projekte, ekz.bibliotheksservice GmbH
Das durch Avantgarde Labs erstellte Produktinformationssystem ist binnen kürzester Zeit zum zentralen Werkzeug unseres Metadatenmanagements geworden.
Sowohl die Integration neuer Datenquellen als auch das Bedienen neuer Datenempfänger ist sehr einfach und zielgenau möglich, so dass die Metadatennutzung ganz wesentlich optimiert werden konnte.
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